Aufbauend auf dem Lastenheft (s. Kapitel 4.2) und dem gewählten Betreibermodell (s. Kapitel 4.3.2) wird der Vertrag durch mediaBEAM angefertigt. Die Stadt sollte den Vertrag rechtlich prüfen lassen und diesbezüglich ein Feedback an mediaBEAM geben.

Darüber hinaus müssen die AGB des Stadtmail-Portals abgestimmt werden. AGB sind Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei (die Stadt oder mediaBEAM) der anderen Vertragspartei (Bürger) bei Abschluss eines Vertrages stellt. Dieser Vertrag kommt zustande, sobald sich der Nutzer für das Stadtmail-Portal registriert. MediaBEAM reicht hierfür einen Vorschlag der AGB bei der Stadt ein. Dieser Entwurf wurde schon bei vorherigen Stadtmail-Portalen verwendet und durch die Städte rechtlich geprüft, deshalb kann von einer rechtssicheren Formulierung ausgegangen werden. Sollen dennoch Anpassungen vorgenommen werden, sind diese an mediaBEAM zu übermitteln.

Gleiches gilt bei der Datenschutzerklärung des Stadtmail-Portals. Jede Webseite, die einen Teledienst darstellt, unterliegt hier besonderen Transparenz- und Aufklärungspflichten gegenüber dem Nutzer. Eine Vorlage der Datenschutzerklärung wird von der Firma mediaBEAM gestellt, diese ist von der Stadt zu prüfen.

Nach der rechtlichen Prüfung des Vertrages und der Vertragsanlagen ist dieser von der Stadt zu unterzeichnen und an mediaBEAM zu übermitteln. Darauf aufbauend kann mit der Realisierung des Stadtmail-Portals begonnen werden.

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