Nachdem die rechtlichen Angelegenheiten geklärt wurden, beginnt die praktische Umsetzung des Community-Konzeptes. Dabei wird zuerst auf das Thema Kooperationspartner eingegangen. Anschließend werden Designfragen geklärt und die nötigen technischen Anpassungen für das Stadtmail-Portal beschrieben.

Kooperationspartner suchen

Die Idee des Stadtmail-Portals ist, als eine Art Aggregator bereits erstellte Informationen von fremden Webseiten zu bündeln. Die Stadt sollte die Redaktionen der gewünschten Seiten im Hinblick auf eine Kooperation kontaktieren, um bestenfalls deren Inhalte per Realy Simple Syndication (RSS) in das Stadtmail-Portal zu integrieren. Sollen auch Inhalte der Webseite der Stadt in das Stadtmail-Portal integriert werden, hat die Stadt dafür zu sorgen, dass deren Inhalte in einem standardisierten Format vorliegen (RSS, cvs, iCal, s. Kapitel 5.1.1).

Die Stadt sollte über einen Marketing-Verantwortlichen Kontakt zu möglichen Sponsoring-Partnern aufnehmen. Dieses können Vereine, Unternehmen und Institutionen, aber auch regionale Finanzdienstleister, Radiosender oder Zeitungen sein (s. Kapitel 5.1.2).

Design abstimmen

Zunächst sollte Einigkeit über das Stadtportal-Logo erzielt werden. Um ein einheitliches visuelles Erscheinungsbild der Stadt nach außen zu gewährleisten, sollte die Stadt vorhandene Gestaltungsrichtlinien über das äußere Erscheinungsbild der Stadt an mediaBEAM senden. Darauf aufbauend kann eine Auswahl von Logoentwürfen erstellt werden, die konform zu den Gestaltungsrichtlinien sind. Hiervon ist eines auszuwählen (s. Kapitel 5.2.1).

Vor Vertragsvereinbarung wurden erste Designvorschläge in Form von Screenshots des  Stadtmail-Portals an die Stadt gesendet, damit sich die Entscheidungsträger einen Eindruck von den Möglichkeiten innerhalb des Portals verschaffen können und eine Entscheidungsgrundlage haben. Die Stadt sollte nun Feedback zu den Designentwürfen geben, damit diese nach den Vorstellungen der Stadt weiter verfeinert werden können. Anschließend wird der Stadt ein Testzugang zum Stadtmail-Portal zur Verfügung gestellt, mit dessen Hilfe die Endabnahme des Designs erfolgt (s. Kapitel 5.2.2).

Technische Anpassungen

Anschließend spielen die technischen Aspekte eine Rolle. Bei dem Stadtmail-Portal können sich die Bürger eine E-Mail-Adresse anlegen, deren Bezeichnung sie frei wählen dürfen. Die Stadt sollte Bezeichnungen sperren lassen, die eine Verwechslung mit Institutionen, Amtsträgern, Bediensteten oder Personen des öffentlichen Lebens nahe legen. Eine Liste mit derartigen Bezeichnungen sollte an mediaBEAM übermittelt werden (s. Kapitel 5.3.1).

Vor Produktlaunch richtet mediaBEAM auf ihren Servern die Plattform für das Stadtmail-Portal ein. Diese soll über die ausgewählte Domain des Stadtmail-Portals erreicht werden. Es müssen die DNS-Einträge der Domain entsprechend angepasst werden. Dafür sind die nötigen IP-Adressen und Subdomains bei der Firma mediaBEAM anzufragen und an den Webhoster der Domain weiterzuleiten (s. Kapitel 5.3.2).

Die Stadt sollte die Firewalls des Stadtnetzwerkes so konfigurieren, dass das Stadtmail-Portal von den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter der Stadt erreicht werden kann (s. Kapitel 5.3.3).

Zum Schluss wird der Stadt ein Testzugang zum Stadtmail-Portal zur Verfügung gestellt. Treten bei der Testphase Fehler auf oder wurde eine Anforderung nicht wie vereinbart umgesetzt, sollte dieses von der Stadt dokumentiert und an mediaBEAM weitergeleitet werden (s. Kapitel 5.3.4).

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