Anschließend sollte der Projektinitiator der Stadt die ersten Projektmitarbeiter rekrutieren. Dabei ist auf die Zusammensetzung und Größe des Projektteams zu achten.

Die einzelnen Projektmitarbeiter sollten dabei über möglichst verschiedenartiges Fachwissen aus den für das Projekt bedeutsamen Verwaltungsbereichen der Stadt verfügen. Wichtig ist dabei die Abdeckung des technischen und inhaltlichen Bereiches.

Technisches Know-how dahingehend, dass Wissen über die Datenspeicherung und die technischen Aspekte der Webpräsenz der Stadt vorhanden ist. Auch um die Kommunikation zum technischen Dienstleister der Plattform zu erleichtern. Auf der anderen Seite muss jedoch auch inhaltliches Know-how im Projektteam vorhanden sein, damit die thematische, redaktionelle und inhaltliche Qualität des Stadtmail-Portals gewährleistet werden kann. Beispielhaft können hier Mitarbeiter der Verwaltungsbereiche Datenverarbeitung und Pressestelle/Öffentlichkeitsarbeit ausgewählt werden. Zusätzlich ist ein Mitarbeiter mit einem kurzen Kommunikationsweg zum Bürgermeisterbüro der Stadt hilfreich, damit Entscheidungen schneller getroffen werden können.

Zum Start eines Projektes hat sich in der Praxis eine Projektteamgröße von 3-5 Mitarbeitern bewährt, da bei steigender Anzahl der Mitarbeiter der Aufwand für die Informationsvermittlung überproportional zunimmt und der Entscheidungsprozess mehr Zeit in Anspruch nimmt.

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