Vor Vertragsvereinbarung wurden erste Designvorschläge in Form von Screenshots des  Stadtmail-Portals an die Stadt gesendet, damit sich die Entscheidungsträger einen Eindruck von den Möglichkeiten innerhalb des Portals verschaffen können und eine Entscheidungsgrundlage haben. Dabei wurde das Design in Anlehnung an die Webpräsenz der Stadt entworfen. Die Stadt sollte nun Feedback zu den Designentwürfen geben, damit diese nach den Vorstellungen der Stadt weiter verfeinert werden können. Dabei ist darauf zu achten, dass die Stadtmail-Portalseite Elemente der Stadtwebseite aufnehmen sollte, ohne zu offiziell zu wirken, da Nutzer in ihrer Aktivität sonst gehemmt werden könnten.

Anschließend wird der Stadt ein Testzugang zum Stadtmail-Portal zur Verfügung gestellt, der aber möglicherweise noch nicht alle vereinbarten Funktionalitäten umfasst. Mit Hilfe dieses Testzugangs soll die Endabnahme des Designs erfolgen.

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