Nachdem in der Initialisierungsphase die Voraussetzungen für eine Projektdurchführung geschaffen wurden, werden in der Konzeptionalisierungsphase die Anforderungen an das Stadtmail-Portal definiert.

Community-Konzept erstellen

Mit Hilfe des Fragenkatalogs sollte die Stadt ein Lastenheft des Stadtmail-Portals erstellen, welches die funktionalen und qualitativen Anforderungen sowie die gewünschten inhaltlichen Aspekte des Stadtportals beschreibt. Dieses Dokument ist an mediaBEAM weiterzuleiten (s. Kapitel 4.2).

Rechtliches klären

Zunächst muss die Pflicht einer öffentlichen Ausschreibung der Dienstleistung geklärt werden. Anschließend wird aufbauend auf dem Lastenheft der Vertrag durch mediaBEAM angefertigt. Die Stadt sollte den Vertrag rechtlich prüfen und eine Rückmeldung an mediaBEAM geben.

Gleiches Vorgehen bei den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), der Datenschutzerklärung des Stadtmail-Portals und optional der Auftragsdatenverarbeitung (s. Kapitel 4.3).

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