Viele Kommunen schränken die Internetverbindung an den Arbeitsplätzen ihrer Mitarbeiter ein, indem sie nur bestimmte Kommunikationsbeziehungen in den Firewalls zwischen dem lokalen Netz der Stadt und dem Internet freigeben. Häufig bleiben Webmail-Dienste aus Sorge vor rechtswidrigen Verletzungen dabei gesperrt. Dieses Vorgehen führt zu der Problematik, dass die Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeiten, die viele Angestellte im öffentlichen Sektor wahrnehmen, erschwert werden.

Das Stadtmail-Portal ist die Lösung des Problems. Als Betreiber hat hier die Kommune die volle Kontrolle über die Aktivitäten des Portals und kann so sichergehen, dass die Inhalte keine rechtswidrigen Verletzungen darstellen. Durch die Kalender- und E-Mail-Funktion können die Angestellten ihre ehrenamtliche Kommunikation organisieren. Es spricht also nichts dagegen, das Stadtmail-Portal in der Firewall für die Angestellten der Kommune freizugeben und diesen, wie in Abschnitt 5.3.1 beschrieben, ein Postfach einzurichten.

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