Das Stadtmail-Portal ist eine Art Aggregator bereits bestehender Informationen und Dienste externer Content-Anbieter und stellt diese gebündelt zur Verfügung. Der Nutzer hat so den Mehrwert, dass er nicht mehrere Webseiten nach interessanten Informationen absuchen muss, sondern diese „auf einen Blick“ bereitgestellt bekommt. Dieses hat den weiteren entscheidenden Vorteil, dass die Stadt nur wenige Ressourcen zur Betreuung des Stadtmail-Portals einsetzen muss. Die Mitarbeiter haben nicht zusätzlich den redaktionellen Teil der Seite zu gestalten, sondern können sich ganz auf die Mitgliederakquise und Mitgliederbindung konzentrieren.

Dabei kommen als Content-Anbieter neben dem offiziellen Internetauftritt der Stadt auch fremde Content-Anbieter in Frage. Die Inhalte oder Dienste werden über offene Online-Contentschnittstellen zugänglich gemacht und können so einfach in die Startseite des Portals integriert werden. Der Nutzer hat hier die Möglichkeit eine Auswahl aus dem Informationsangebot zu treffen (s. Kapitel 1.3). Die Stadt sollte allerdings zu Beginn der Online-Community nicht zu viele Informationen bereitstellen, da es die Nutzer sonst überfordern könnte. Es ist ratsamer, von Zeit zu Zeit das Informationsangebot zu erweitern, um so den Nutzern regelmäßig etwas Neues zu bieten. Die einfachste Art der Integration fremder Inhalte findet per Realy Simple Syndication (RSS) statt, wobei regelmäßig die Lieferantenseiten nach aktualisierten Inhalten abgefragt und automatisch in das entsprechende Widget des Portals eingebunden werden.

Die Stadt sollte die Redaktionen der in dem Lastenheft festgelegten gewünschten externen Anbieterseiten im Hinblick auf eine Kooperation kontaktieren. Dabei kann mit dem Vorteil geworben werden, dass durch das Stadtmail-Portal neue Besucher auf die Webseiten der fremden Content-Anbieter weitergeleitet werden. Grund dafür ist, dass zum Beispiel bei dem News-Widget nur die Schlagzeile und eine Kurzbeschreibung der Nachricht angezeigt werden. Zeigt ein Nutzer Interesse an der Nachricht, gelangt er über einen Link auf die externe Seite und kann dort die vollständige Meldung lesen. Dieses generiert zusätzliche Besucherströme auf den 3rd Party Contentseiten. Darüber hinaus werden die externen Content-Anbieter als Medienpartner auf der Seite des Stadtmail-Portals aufgelistet, was den Werbeeffekt zusätzlich unterstreicht.

Neben fremdem Content ist auch der Inhalt des offiziellen Internetauftritts der Stadt in das Stadtmail-Portal einzubinden. Die Stadt hat dafür zu sorgen, dass die Informationen in einem standardisierten Format angeboten werden. Wie bereits erwähnt, können aktuelle Nachrichten am einfachsten per RSS integriert werden. Die Stadt sollte also sicherstellen, dass die aktuellen Nachrichten der Stadtwebseite als RSS-Feed abonniert werden können.

Eine weitere Funktion des Stadtmail-Portals ist der Kalender. Um die Veranstaltungen der Stadt besser zu kommunizieren, sollte der Veranstaltungskalender der Stadtwebseite auch in den Kalender des Stadtmail-Portals importiert werden. Dazu muss der Veranstaltungskalender in einem standardisierten Format vorliegen. Das Bürgerportal unterstützt die Formate cvs und iCal. Die Stadt sollte also sicherstellen, dass die Daten in diesem Format vorliegen, so dass diese von der Firma mediaBEAM eingepflegt werden können.

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