Eine E-Mail-Adresse (max.mustermann@IhreStadt.net) besteht aus zwei Teilen: Einem lokalen Teil, der vor dem „@“-Zeichen steht und einem globalen Teil, der auf das „@“-Zeichen folgt. Bei dem Stadtmail-Portal ist der globale Teil vorgegeben; dieser  besteht in der Regel aus dem Stadtnamen und der Top-Level-Domain „.net“. Den lokalen Teil kann der Nutzer bei der Registrierung frei wählen, solange die Bezeichnung im Bürgerportal noch nicht verwendet wird. Alle aus moralischen, ethischen oder politischen Gründen nicht akzeptablen Bezeichnungen sind dabei auszuschließen. Auch dürfen die reservierten System-Adressen („news“, „webmaster“, „support“, usw.) nicht als Bezeichnung verwendet werden. MediaBEAM führt eine entsprechende Black-List und sperrt diese Adressen.

Die Stadt sollte weitere Bezeichnungen sperren lassen, die eine Verwechslung mit Institutionen, Amtsträgern oder Personen des öffentlichen Lebens nahe legen. Dieses sind zum Beispiel die Namen aller städtischen Einrichtungen wie „rathaus“, „buergerbuero“, „feuerwehr“, „buecherei“, usw. Eine Liste mit derartigen Bezeichnungen sollte an mediaBEAM übermittelt werden.

Ebenfalls ratsam ist die Erstellung einer Namensliste aller städtischen Bediensteten, damit diese ihre persönliche E-Mail-Adresse reserviert bekommen. Diese Liste sollte an mediaBEAM weitergeleitet werden, so kann ein Missbrauch von falschen Namen ausgeschlossen werden.

Einen Schritt weiter geht der Gedanke, allen städtischen Angestellten bereits vor Start des neuen Stadtmail-Portals ihren persönliches Account und damit verbunden ihre persönliche E-Mail-Adresse einzurichten. Dieses Vorgehen hat neben dem ausschließen des Missbrauchs den entscheidenden Vorteil, dass so bereits zum Start des Portals eine hinreichend große Mitgliederzahl besteht und das Portal verwendet. Dadurch wird die Anlaufphase des Bürgerportals erleichtert, da nichts für Besucher weniger einladend ist als eine Gemeinschaft ohne Mitglieder oder eine Webseite ohne Inhalte.

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