Zur Umsetzung des Stadtmail-Portals sind zwei Betreibermodelle möglich:

• die Stadt betreibt das Portal
  • Nutzungsvertrag kommt zwischen den Bürgern und der Stadt zustande
  • mediaBEAM übernimmt jedoch das Haftungsrisiko gegenüber den Bürgern
  • mediaBEAM ist „nur“ Outsourcing-Dienstleister
  • die Stadt ist verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften

• mediaBEAM betreibt das Portal im Auftrag der Stadt
  • mediaBEAM erhält das Nutzungsrecht an einer Internet-Domain der Stadt und betreibt das Portal unter der „Marke“ der Stadt
  • Nutzungsvertrag kommt zwischen den Bürgern und mediaBEAM zustande
  • mediaBEAM ist verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften

Bei dem ersten Modell bleibt die Stadt verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Die Stadt als Betreiber und Auftraggeber bezieht von der Firma mediaBEAM, dem Auftragnehmer, eine Dienstleistung in Form einer White-Label-Lösung. Nach § 11 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist in diesem Fall die Vertragsanlage Auftragsdatenverarbeitung zu erstellen, da personenbezogene Daten einer öffentlichen Stelle durch ein fremdes Dienstleistungsunternehmen verarbeitet werden sollen.

Bei der Auftragsdatenverarbeitung wird nicht die Aufgabe selbst, zu deren Zweck die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt, ausgelagert, sondern lediglich der zur Aufgabenerledigung erforderliche Umgang mit den Daten.

Kennzeichen der Auftragsdatenverarbeitung:

• fehlende Entscheidungsbefugnis des Auftragnehmers
• Weisungsgebundenheit des Auftragnehmers bezüglich dessen, was mit den Daten geschieht
• Umgang nur mit Daten, die der Auftraggeber zur Verfügung stellt; es sei denn, der Auftrag ist auch auf die Erhebung personenbezogener Daten gerichtet
• der Auftrag ist auf die praktisch-technische Durchfüh­rung einer Datenverarbeitung gerichtet, die aber nach außen hin vom Auftraggeber vertreten wird

Ein Vorschlag der Vertragsanlage Auftragsdatenverarbeitung wird von der Firma mediaBEAM zur Verfügung gestellt. Dieser ist auf Basis der Mustervertragsanlage des “Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien” (BITKOM) erstellt worden und wurde auch bei schon bestehenden Verträgen durch die Städte geprüft. Es handelt sich also um eine rechtssichere Formulierung. Wünscht die Stadt dennoch eine Anpassung der Vertragsanlage, sind diese an mediaBEAM zu übermitteln.

Mit der Vertragsanlage Auftragsdatenverarbeitung hat die Stadt folgende Pflichten zu erfüllen:

• Regelmäßige Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers zur Datensicherheit
• Benachrichtigungspflicht an den Auftragnehmer bei festgestellten Störungen
• Auskunftspflicht bei Anfragen Betroffener zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten dieser Person

Bei dem zweiten Modell betreibt mediaBEAM das Portal in enger Kooperation mit der Stadt. Hierbei wird die vollkommene Verantwortung übertragen, so dass der Nutzungsvertrag zwischen dem Bürger und mediaBEAM zustande kommt. MediaBEAM ist verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und trägt das Haftungsrisiko gegenüber den Bürgern. Durch die Übertragung der Verantwortung hat dieses Modell den Vorteil, dass die Stadt die oben beschriebenen Pflichten nicht erfüllen muss.

Es ist eines dieser Betreibermodelle auszuwählen.

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